Introducción
1. El objetivo del presente trabajo es informar e instruir a los responsables de las distintas Subsecretarías, Direcciones, Direcciones Adjuntas, Subdirecciones, Departamentos, Divisiones y Sectores, Oficinas y demás dependencias que conforman cada Unidad Organizativa del Ministerio de Salud, como así también al personal que trabaja en las mismas, sobre el sistema de inventario permanente, cuidado, conservación, movimiento y gestión de bienes de uso.
2. Es importante conocer que a través del Ministerio de Hacienda, se ha elaborado para todas las Jurisdicciones del Gobierno Provincial un sistema contable computarizado de inventario permanente de bienes de uso, constituyendo un subsistema dentro del sistema de contabilidad S.I.D.I.C.O., adaptado a la estructura organizativa del estado y a la normativa legal vigente.
3. Al 31 de Diciembre de 2.002, por disposición del Ministerio de Hacienda, se realizó en todas las Jurisdicciones del Gobierno Provincial un inventario físico de bienes, el cual fue cargado en el sistema mencionado en el apartado anterior asignando los bienes a las distintas unidades organizativas, dependencias, sectores u oficinas, según el siguiente detalle:
– Carácter : (Por ej. 1reparticiones centralizadas).
– Jurisdicción: (Por ej. 08 Ministerio de Salud).
– Unidad Organizativa: (Por ej. 01 Ministro).
– Dependencia: ( Por ejemplo cada una de las dependencias que
conforman la Unidad Organizativa 01, tal como Subdirección de Presupuesto, Subdirección de Recursos Propios, Departamento de Inventario y Patrimonio, etc.).
Dentro de cada dependencia los bienes fueron identificados con un número de inventario. A partir de ese momento todos los movimientos, tales como incorporaciones y bajas de bienes, gestionados por los responsables de cada dependencia mediante el procedimiento legalmente establecido, debieron ser registrados en el sistema SIDICO, manteniendo, de esta forma, actualizado el inventario permanente de bienes de uso.
4. El inventario de bienes de cada jurisdicción, unidad organizativa y dependencia, extraído del sistema S.I.D.I.C.O., como consecuencia de haberse llevado a cabo los procedimientos indicados en los puntos 2 y 3, debe coincidir con el inventario físico y ser firmado por el responsable de la misma, constituyendo este un documento inalterable, que indica cada uno de los bienes que se encuentran en ese sector y bajo la responsabilidad de buen uso y conservación del personal que allí se desempeña.
5. El movimiento de un bien inventariable debe ser respaldado previamente, por una norma legal que lo autorice. El no cumplimiento de esta normativa es responsabilidad del jefe o encargado de esa dependencia, quien deberá responder por dicho bien.
6. En caso de pérdida o extravío, es necesario efectuar la denuncia policial dentro de las 24 hs. de advertir la pérdida e iniciar en forma inmediata un expediente en el cual se plantee dicha situación, adjuntando la denuncia respectiva.(Decreto Nº 2060/65)
Misión
Contar con un inventario permanente, actualizado y dinámico de los activos inmovilizados, que permita implementar una política de gestión operativa y de control sobre los bienes de cada jurisdicción, unidad organizativa y dependencia, en concordancia a la normativa legal vigente y los requerimientos del Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia.
Objetivos
1. Conocer con exactitud y en tiempo oportuno el activo fijo con que cuenta una unidad organizativa y más específicamente una Dependencia, Sector u oficina, con identificación detallada de cada uno de los elementos ubicados en ellas.
2. Que el área de Auditoría del Ministerio pueda ejercer una supervisión eficiente sobre los bienes que componen el patrimonio de una Unidad Organizativa, que permita mantener permanentemente actualizada esta información controlando:
– Las altas (originadas por distintos motivos como por ej. nuevas inversiones, transferencias internas y externas, donaciones, etc.).
– Las bajas (Por ej. Transferencias internas y externas, robo, inutilización, etc.)
– Modificaciones, mejoras etc.
3. Determinar el estado de conservación de cada uno de los bienes y por ende el uso correcto o abusivo que sobre los mismos se ejerza.
4. Responsabilizar del uso y conservación de los bienes y/o equipos a los responsables de las distintas Jurisdicciones, Unidades Organizativas y dependencias que los tienen asignados.
Conforme a lo expresado precedentemente, se deberá brindar información actualizada y fidedigna a los organismos controladores del estado, Contaduría General de la Provincia y Honorable Tribunal de Cuentas, de los bienes registrables existentes en cada unidad organizativa, dando cumplimiento a la normativa legal vigente al respecto.
Aspectos Legales Vinculados
La legislación que regula el ordenamiento general de los bienes del Estado está integrada por:
BIENES INVENTARIABLES
1. Ley Nº 3799/72 de Contabilidad de la Provincia y sus modificaciones.
2. Decreto Nº 2060/65 Ordenamiento General de Patrimonio del Estado.
3. Decreto Nº 1.333 del 22 de Julio de 1.976: Modificatorio del capítulo X, artículo 30 del decreto Nº 2060/65.
4. Decreto Nº 2193 del 31 de Diciembre de 2.002: Determina el valor de los bienes surgidos del censo e inventario dispuesto por Decreto 2732 de 1.999.
5. Ley Nº 2148/53 Remate de Bienes
6. Ley Nº 5806 de Servicios Administrativos
7. Ley Nº 5873/92 de Herencia Vacantes
8. Ley Nº1694 de Venta de Bienes por Subasta
9. Ley Nº5973/92 art. 24 Conces. Uso y arrendam. de bienes
10. Ley Nº6109/93 art. 22 art. 24
11. Ley Nº6237/94 s/producido de remates (Salud y Policía)
12. Ley Nº6958/02 aplicación del sistema contable SIDICO
13. Ley Nº7378/05 art. 07 – s/ enajenación de bienes
14. Decreto Nº 2250/73 Ordenamiento general de Rodados
15. Decreto Nº665/75 Legalidad de actos de gastos e inversión
16. Decreto Nº1841/80 Comisión Valuadora
17. Decreto Nº1273/85 Plazos comunicación Bs. Dados de Baja
18. Decreto Nº1656/92 Banco de datos sobre recursos informáticos
19. Decreto Nº888/96 Modificaciones del Decreto 2060/65
20. Decreto Nº1876/96 tratamiento de baja de automotores
21. Decreto Nº2732/99 Reglamentación del censo e Inven. de Bs. de Uso de la Provincia.
22. DDecreto Nº1506/01 Centralización y control de los inmuebles
23. Decreto Nº1674/02 Procedimiento p/la baja de bienes en desuso
24. Decreto Nº560/73 art. 13 Inc. P
25. Acuerdo Nº 870
26. Acuerdo Nº 3485/03
RODADOS
1. Ley Nº 3799 de Contabilidad de la Provincia de Mendoza
2. Ley Nº 5806 de Servicios Administrativos
3. Ley Nº6958/02 Aplicación del Sistema Contable SIDICO
4. Decreto Nº2060/65 Ordenamiento General de Patrimonio del Estado.
5. Decreto Nº888/96 Modificaciones del Decreto 2060/65.
6. Decreto Nº2732/99 Reglamentación del censo e Inventario de Bs. de Uso de la Provincia.
7. Decreto Nº2250/73 de Ordenamiento General de Rodados.
8. Decreto Nº1876/96 Tratamiento de baja de automotores.
BIENES INFORMATICOS
1. Ley Nº3799 de Contabilidad de la Provincia de Mendoza
2. Ley Nº5806 de Servicios Administrativos
3. Ley Nº3909 de Procedimiento Administrativo.
4. Ley Nº6958/02 Aplicación del sistema Contable SIDICO
5. Decreto Nº2060/65 Ordenamiento General de Patrimonio del Estado
6. Decreto Nº888/96 Modificaciones del Decreto 2060/65
7. Decreto Nº2732/99 Reglamentación del Censo e Invent. De Bs. de Uso de la Provincia
8. Decreto Nº1656/92 Creación de un banco único de datos s/ recursos informáticos
BIENES INMUEBLES
1. Ley Nº3799 de Contabilidad de la Provincia de Mendoza
2. Ley Nº5806 de Servicios Administrativos
3. Ley Nº5873/92 de Herencia Vacantes
4. Ley Nº1694 de Venta de Bienes por Subasta
5. Ley Nº5973/92 art. 24, Conces. Uso y arrendam. de biens
6. Decreto Nº2060/65 Ordenamiento General de Patrimonio del Estado
7. Decreto Nº888/96 Modificaciones del Decreto 2060/65
8. Decreto Nº2732/99 Reglamentación del Censo e Inven. De Bs. de Uso de la Provincia
9. Decreto Nº1506/01 Centralización y control de los Inmuebles
10. Decreto Nº1674/02 Procedimiento para la baja de bienes en desuso
BIENES MUEBLES
1. Ley Nº3799 de Contabilidad de la Provincia de Mendoza
2. Ley Nº5806 de Servicios Administrativos
3. Ley Nº3909 de Procedimiento Administrativo.
4. Ley Nº6958/02 Aplicación del sistema Contable SIDICO
5. Decreto Nº2060 /65 Ordenamiento General de Patrimonio del Estado
6. Decreto Nº888/96 Modificaciones del Decreto 2060/65
7. Decreto Nº2732/99 Reglamentación del Censo e Invent. De Bs. de Uso de la Provincia
Funciones
1. Mantener actualizado el Inventario del activo inventariable, efectuando conciliaciones entre la existencia física con los saldos contables, como mínimo, una vez por año.
2. Proceder a la identificación y marcación de las nuevas altas, de los bienes sujetos a inventario, una vez registradas en el sistema S.I.D.I.C.O.
3. Realizada la conciliación anual, sin que la misma arroje diferencias, el agente inventariador deberá labrar y suscribir un acta conjuntamente con el responsable de la dependencia relevada, la que deberá estar acompañada del reporte del sistema S.I.D.I.C.O. donde conste el total de los bienes relevados. A partir de ese momento, este último tendrá a su cargo el cuidado y conservación de los bienes de su dependencia. La presente acta deberá confeccionarse por triplicado, quedando una copia resguardada en folio plástico en un lugar visible (Por ej. detrás de la puerta de acceso a la oficina) otra para ser archivada por el jefe de la Dependencia y la tercer copia para el área de Inventario de la unidad organizativa. (Se adjunta modelo a.1.)
4. Cuando de la conciliación indicada en el punto 3., surjan diferencias, deberá labrarse y suscribirse un acta por cuadruplicado, quedando, el original en el Area de Inventario de la Unidad Organizativa, el duplicado en la dependencia relevada resguardado en folio plástico en un lugar visible (Por ej. detrás de la puerta de acceso a la oficina), el triplicado será entregado al responsable de la dependencia y el cuadruplicado formará parte de un expte. que deberá ser iniciado por el Area de Inventario de esa Unidad Organizativa a fin de gestionar todas la averiguaciones tendientes a determinar la causa de la diferencia y los responsables de la misma. (Se adjunta modelo a.2.)
5. Proceder a la verificación patrimonial de una dependencia, cuando sea solicitada por un motivo específico. (Por ej. Cambio de autoridades, requerimiento específico del responsable de una Unidad Organizativa, etc.)
6. Confeccionar el inventario anual de los bienes del estado.
7. Todas las unidades organizativas centralizadas deberán tramitar mediante resolución ministerial el movimiento de bienes inventariables entre dos unidades organizativa. Cuando intervenga dos unidades organizativas descentralizadas la transferencia podrá resolverse mediante resoluciones de los respectivos directorios. Para el caso que intervenga una unidad organizativa centralizada y una descentralizada deberá tramitarse resolución del Directorio de la entidad descentralizada y la correspondiente resolución ministerial.
8. Instruir sobre el movimiento de bienes inventariables y la normativa legal correspondientes, a los responsables de las distintas dependencias que integran la unidad organizativa.
9. Se atribuye como función específica del Departamento de Inventario, Patrimonio e Inmuebles de la Unidad Organizativa 01 del Ministerio de Salud asesorar, a las distintas Unidades Organizativas que lo soliciten, sobre la legislación vigente referida a los bienes del estado y los distintos procedimientos a seguir para mantener un inventario permanentemente actualizado.
Cuidado, Conservación Y Gestión De Los Bienes De Uso Por Los Responsables De Las Distintas Dependencias Que Conforman Una Unidad Organizativa.
Partiendo de la puesta en función del responsable de una dependencia, que integra una unidad organizativa, el mismo debe asumir la responsabilidad sobre el cuidado, conservación y gestión de los bienes de uso, lo cual debe llevarse a cabo, en líneas generales de la siguiente forma:
1. Intervenir en la recepción de los bienes inventariables y suscribir el formulario de cargo patrimonial que surge del subsistema de inventario del sistema S.I.D.I.C.O.. La falta de cumplimiento de este requisito hará responsable al jefe de la dependencia por tal omisión. Cabe aclarar que la adquisición de un bien inventariable da origen a un alta en el inventario, respaldada por un comprobante del sistema SIDICO, el cual debe ser emitido por el área contable de la unidad organizativa, con la participación del encargado de inventario de dicha unidad organizativa y estar conformado por el responsable de la dependencia receptora de dicho bien.
2. La recepción o entrega de un bien, originada en una transferencia, puede formalizarse mediante acta de recepción o entrega conformada por ambas partes, previa norma legal que lo autorice. (Se adjunta modelo a.3.)
3. El movimiento de un bien inventariable debe ser respaldado previamente, por una norma legal que lo autorice. El no cumplimiento de esta normativa es responsabilidad del Director, Coordinador, Administrador, Jefe o Encargado de esa dependencia, quien deberá responder por dicho bien.
4. La incorporación de un bien a una dependencia, debe estar respaldada por un comprobante del sistema S.I.D.I.C.O. como consecuencia de haberse autorizado una compra, o bien haberse emitido una norma legal de transferencia, aceptación de una donación, etc.. El Director, Coordinador, Administrador, Jefe o Encargado de la oficina receptora de un bien, será responsable por la recepción de ese bien sin que se haya tramitado previamente la norma legal correspondiente y su carga al SIDICO.
5. La salida de un bien, de una dependencia, debe estar previamente respaldada por una Norma Legal que lo autorice. El no cumplimiento de esta normativa hará responsable al Director, Coordinador, Administrador, Jefe o Encargado de esa dependencia, quien deberá responder por dicho bien.
6. En caso de pérdida o extravío, es necesario efectuar la denuncia policial dentro de las 24 hs. de advertida la pérdida e iniciar en forma inmediata un expediente en el cual se plantee dicha situación.
7. Cada dependencia deberá tener inventariados en forma analítica y actualizada, todos los bienes. El inventario detallado precedentemente deberá permanecer en un folio plástico al dorso de la puerta de acceso a la dependencia.
8. Cuando se resuelva transferir bienes desde una unidad organizativa al depósito de bienes en desuso, dependiente del Departamento de Inventarios, Patrimonio e Inmuebles, del Ministerio de Salud, previamente deberá solicitarse por expediente dicha transferencia, el cual debe contener:
a)Fojas 1: La solicitud por la cual se requiere la transferencia de los bienes. (Se adjunta modelo a.4)
b)Fojas 2: Comprobante del sistema SIDICO, resaltando en el mismo, los bienes cuya transferencia se solicita.(Se adjunta modelo a.5)
Recibido el expediente en el Departamento de inventarios, Patrimonio e Inmuebles, dará lugar a la inmediata conexión con la dependencia remitente a fin de gestionar dicha solicitud.
LA FALTA DE COMUNICACIÓN PREVIA CON EL DEPARTAMENTO DE INVENTARIO, PATRIMONIO E INMUEBLES PARA EL TRASLADO DE LOS BIENES, DARA LUGAR A LA DEVOLUCIÓN DE LOS MISMOS AL AREA REMITENTE.